Introducción

En esta guía te presentamos un ejemplo de Especificación de Producto (EP) para un portal web del tipo B2B que tiene varios tipos de usuarios (actores).

El emprendimiento se llama Mundo Plantas. Cabe dejar en claro que el ejemplo es ficticio y no tiene relación con alguna startup o producto en el mercado.

Al final del artículo podrás descargar la plantilla completa con todo el contenido presentado.

Si aún no has leido la guía: Cómo dar forma a una idea de producto. Te recomendamos comenzar con ella para aprender cómo aplicar este ejemplo para tu idea de producto.

Sin más preámbulo, a continuación tienes el ejemplo completo.

1. ¿Qué problema resuelve el software?

Mundo Plantas es una distribuidora mayorista de todo tipo de productos para las plantas. Los clientes de Mundo Plantas son empresas regionales que venden al por menor. Mundo Plantas despacha a todo el país y cuenta con más de 1.000 clientes.

Actualmente el proceso de cotización, compra, despacho y facturación se realiza manualmente. El cliente contacta a un ejecutivo de Mundo Plantas. El ejecutivo, manualmente, realiza una cotización y se la envía al cliente por correo. Una vez aprobada por el cliente y con la respectiva órden de compra, el ejecutivo procede a coordinar manualmente el despacho con el área de logística y solicitar la factura al área correspondiente.

En resumen, todo el proceso se realiza manualmente vía teléfono, correo electrónico y planillas de cálculo.

Este proceso consume bastante tiempo, es propenso a errores y se estima que un sistema automatizado ahorrará un 70% del tiempo de los ejecutivos, el cual la gerencia quiere destinar a incrementar la satisfacción, seguimiento y captación de nuevos clientes.

A través de una plataforma web, Mundo Plantas, automatizará el proceso en cada etapa conectado a todos los actores.

2. ¿Quiénes son los usuarios esperados?

Los clientes de Mundo Planta tendrán acceso al sistema para cotizar y comprar, junto con el seguimiento del pago de sus facturas.

Por otro lado, el equipo de Mundo Planta tendrá acceso al sistema para gestionar todas las etapas del proceso, contando con distintos roles para cada módulo.

El área comercial establecerá los precios de los productos y los descuentos cuando corresponda. Los ejecutivos comerciales accederán en línea a las cotizaciones y pedidos que están realizando sus clientes.

El área de bodega y logística recibirá las solicitudes de despacho y podrá gestionar sus estados, así como también de mantener el stock actualizado.

El área de finanzas podrá gestionar las facturas.

3. ¿Cuáles son los principales objetivos del negocio?

Este documento describe la etapa 1 de implementación, la cual abarca la compra del cliente. El resto de los módulos serán implementados en el futuro.

Horizonte de 1 mes:

Diseñar los bosquejos del sistema comenzando por el portal de clientes.
Crear documentación legal para el contrato entre Mundo Plantas y sus clientes.

Horizonte de 3 meses:

Tener un prototipo funcional del portal de clientes.
Registrar clientes a una velocidad promedio de 30 mensuales (considerar que el registro no es abierto y hay contratos que firmar).

Horizonte de 9 meses (fin etapa 1)

Superar los 100 clientes registrados en el portal.
Superar 500 compras a través del portal.

Horizonte posterior a los 12 meses:

Planificar la implementación del resto de los módulos en etapas.

4. Características y funciones del software

Portal Web

Actor: Cliente de Mundo Plantas
- Como cliente registrado, quiero buscar y seleccionar productos desde un catálogo en línea para generar una cotización automáticamente y recibir una copia por correo.
- Como cliente registrado, quiero confirmar una cotización y enviar una órden de compra directamente desde el portal para agilizar el proceso de pedido.
- Como cliente registrado, quiero visualizar el estado de mis pedidos y despachos en tiempo real para estar informado sobre el progreso y entrega de mis productos.
- Como cliente registrado, quiero acceder a mis facturas desde el portal y realizar el pago en línea para facilitar el proceso de liquidación de mis deudas.

Actor: Ejecutivo Comercial de Mundo Plantas
- Como ejecutivo comercial, quiero acceder a las cotizaciones generadas por mis clientes para revisar, editar o aprobarlas según corresponda.
- Como ejecutivo comercial, quiero establecer precios especiales o descuentos para clientes específicos para fomentar relaciones comerciales y aumentar las ventas.

Actor: Área de Bodega y Logística
- Como miembro del área de logística, quiero recibir notificaciones automáticas de los pedidos listos para despacho para coordinar la entrega de forma eficiente.
- Como miembro del área de bodega, quiero registrar en el sistema el ingreso y salida de productos para mantener actualizado el inventario y evitar quiebres de stock.

Actor: Área de Finanzas
- Como miembro del área de finanzas, quiero que las facturas se generen automáticamente al recibir una órden de compra aprobada para optimizar el proceso de facturación.
- Como miembro del área de finanzas, quiero ver un historial de pagos realizados por los clientes para garantizar el cumplimiento de los contratos y gestionar cuentas por cobrar.

Panel de Administración

Actor: Administrador del Sistema
- Como administrador del sistema, quiero gestionar los roles y permisos de los usuarios del sistema para asegurar que cada área tenga acceso sólo a los módulos que le corresponden.
- Como administrador del sistema, quiero generar reportes sobre las operaciones del portal (ventas, usuarios registrados, etc.) para evaluar el rendimiento del sistema y proponer mejoras.

5. Dependencias entre funciones

El registro de usuarios es cerrado y sólo lo pueden realizar los administradores del portal Mundo Plantas.

6. Casos de uso para ilustrar escenarios claves

6.1. Flujo de Cotización en Línea

El cliente ingresa al portal.
Busca los productos que necesita y selecciona las cantidades, luego presiona el botón
[ Siguiente ] y el sistema le solicitará seleccionar la sucursal de su empresa para proceder.
Luego, el sistema le muestra al cliente dos opciones: Cotizar o Comprar inmediatamente:
1. Cotizar: El sistema generará una cotización válida por 10 días. A la cual puede acceder en cualquier momento y generar la orden de compra.
2. Comprar inmediatamente: El sistema generará una cotización y automáticamente procederá a crear una orden de compra.
El sistema envía al cliente el comprobante de orden de compra al correo junto con toda la información necesaria.

Ejemplos y Plantilla Gratuita

El ejemplo presentado lo encuentras en la plantilla gratuita que hemos creado para ti: Descarga tu Plantilla Acá.

En nuestro artículo Cómo dar forma a una idea de producto, encontrarás el listado de varios ejemplos de EP para productos de software del tipo marketplace, B2C y B2B, e integraciones. Básate en ellos para tomar ideas y usarlos como punto de partida.

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B2B Portal Web: Ejemplo y Plantilla de Especificación de Producto